Описание профессии
Это сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.
В народе сотрудников офиса называют «офисный планктон» и «манагеры».
От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства — надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация — осмыслена и принята к сведению, а посетители — своевременно приняты.
Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.
В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством — определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.
Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.
При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.
Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.
Личные качества
Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.
Средняя зарплата
Оклад 20 — 40 000 рублей в месяц в зависимости от опыта и места работы.
Образование (Что надо знать?)
В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).
Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.
Специальности вузов и колледжей
Документоведение и архивоведение
Документационное обеспечение управления и архивоведение
Место работы и карьера
Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда.
Но перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они никогда не займут. Если только не выйдут за него замуж.
Посмотреть вакансии для Офис-менеджера.
Родственные профессии:
Архивариус, Менеджер по персоналу, Менеджер по работе с персоналом, Референт, Секретарь
Полезные курсы:
Где учиться?
| Вузы по специальности | Специальность | Формы обучения |
Стоимость за год (рубли) |
Проходной |
Институт гуманитарного образования |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) Заочная (5 лет) |
бесплатно (10 мест) 108 000 32 700 |
|
Уральский институт экономики, управления и права |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) Очно-заочная (5 лет) Заочная (5 лет) |
70 000 52 000 46 000 |
от 124 |
Факультет документальных коммуникаций и туризма |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) Заочная (5 лет) |
бесплатно (8 мест) 119 900 46 000 |
от 182 |
Уральский гуманитарный институт |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) Заочная (5 лет) |
бесплатно (15 мест) 138 700 70 000 |
от 226 |
| Колледжи и техникумы по специальности | Специальность | Прием на базе 9 классов |
Прием на базе 11 классов |
Стоимость за год (рубли) | ||
очная |
заочная |
очная |
заочная |
|||
Документационное обеспечение управления и архивоведение |
2 г 10 | бесплатно (25 мест) 58 500 |
||||
Екатеринбургский промышленно-экономический колледж |
Документационное обеспечение управления и архивоведение |
310 | ||||
Документационное обеспечение управления и архивоведение |
2 г 10 | бесплатно (25 мест) 80 000 |
||||