Профессия офис-менеджер

Описание профессии

Это сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

В народе сотрудников офиса называют «офисный планктон» и «манагеры».

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства — надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация — осмыслена и принята к сведению, а посетители — своевременно приняты.

Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.

В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством — определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.

Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.

При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

Личные качества

Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.

Средняя зарплата

Оклад 20 — 30 000 рублей в месяц в зависимости от опыта и места работы.

Образование (Что надо знать?)

В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).

Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.

Место работы и карьера

Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда. Но перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они никогда не займут. Если только не выйдут за него замуж.

Родственные профессии:

Архивариус, Менеджер по персоналу, Менеджер по работе с персоналом, Референт, Секретарь

Полезные курсы:




Все курсы по направлению Компьютерные курсы