Профессия офис-менеджер

Описание профессии

Это сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

В народе сотрудников офиса называют «офисный планктон» и «манагеры».

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства — надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация — осмыслена и принята к сведению, а посетители — своевременно приняты.

Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.

В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством — определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.

Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.

При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

Личные качества

Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.

Средняя зарплата

Оклад 20 — 30 000 рублей в месяц в зависимости от опыта и места работы.

Образование (Что надо знать?)

В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).

Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.

Специальности вузов и колледжей

Документоведение и архивоведение

Гуманитарные науки

Документационное обеспечение управления и архивоведение

Место работы и карьера

Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда. Но перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они никогда не займут. Если только не выйдут за него замуж.

Родственные профессии:

Архивариус, Менеджер по персоналу, Менеджер по работе с персоналом, Референт, Секретарь

Полезные курсы:




Все курсы по направлению Компьютерные курсы

Где учиться?




Вузы по специальности Специальность Формы
обучения
Стоимость за год
(рубли)
Проходной балл
балл (2016 г.)
 
Институт истории и политических наук
Документоведение и архивоведение
Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
96 620
41 650
 
Факультет документальных коммуникаций и туризма
Документоведение и архивоведение
Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
бесплатно (7 мест)
78 000
33 000
Магнитогорский государственный университет
 
Факультет педагогического образования и сервисных технологий
Документоведение и архивоведение
Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
бесплатно (13 мест)
63 320
28 000
от 145
 
Исторический факультет
Документоведение и архивоведение
Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
бесплатно (12 мест)
91 100
30 350
от 189
 
Уральский гуманитарный институт
Документоведение и архивоведение
Очная (4 года)
Заочная (5 лет)
бесплатно (14 мест)
116 700
45 000
от 218
Колледжи и техникумы по специальности Специальность
Прием на базе
9 классов
Прием на базе
11 классов
Стоимость за год
(рубли)
очная
заочная
очная
заочная
Документационное обеспечение управления и архивоведение
1 г 10
бесплатно (25 мест)
Документационное обеспечение управления и архивоведение
2 г 10
бесплатно
Екатеринбургский промышленно-экономический колледж
Документационное обеспечение управления и архивоведение
310
Документационное обеспечение управления и архивоведение
2 г 10 1 г 10
бесплатно (25 мест)
49 000
Документационное обеспечение управления и архивоведение
2 г 10 1 г 10 2 г 04
40 000
44 700
28 400